Dosarul electronic din sistemul de justiție – un „miracol” aflat la început de drum
(București, 15 mai 2020)
Baroul Timiș, Editura Universul Juridic și Wolters Kluwer România au organizat joi, 14 mai, începând cu ora 15:00, printr-o transmisie directă cu acces liber pe platforma www.universuljuridic.ro, a doua conferință din seria Dezbaterile Universul Juridic: Digitalizarea Sistemului Judiciar, cu tema „Implementarea, utilizarea, accesarea dosarului electronic”.
Seria acestor evenimente a debutat pe 8 mai 2020, cu tema „Este posibilă implementarea și utilizarea sistemului de videoconferință în sistemul judiciar?”, în care a participat și Ministrul Justiției, Cătălin Predoiu, și va continua pe 22 mai 2020 cu ultima dezbatere, cu tema „Utilizarea semnăturii electronice în sistemul judiciar”.
Partenerii principali care au făcut posibilă realizarea seriei sunt companiile Noletter (www.noletter.com) și societatea civilă de avocați A.A. Iordan, Dumitrică & Asociații (www.aaida.ro), iar Monitor Dosare (www.monitordosare.ro) este Partener. Mai mult, Partener instituțional este Uniunea Națională a Practicienilor în Insolvență din România.
Dezbaterea-maraton, pe o durată de peste patru ore, a avut din nou o audiență online la cote ridicate pentru nișa sa, atât pe platforma www.universuljuridic.ro, cât și pe Facebook și Youtube. Videoconferința s-a bucurat de participarea unor personalități marcante din cadrul Parlamentului României, Consiliului Superior al Magistraturii, președinți ai unor instanțe de judecată din București și din țară, reprezentanți de prim rang ai unor Uniuni ale profesiilor juridice, specialiști IT din sistem și din cadrul Serviciului de Telecomunicații Speciale, dar și a unor antreprenori care dezvoltă soluții software digitale de avangardă.
Moderatorii întâlnirii – av. dr. Sergiu Stănilă, decanul Baroului Timiș; Nicolae Cîrstea, președintele Grupului Editorial Universul Juridic; av. Antonio Iordan, avocat coordonator al A.A. Iordan, Dumitrică & Asociații; av. Radu Zaharia, director general și fondator Noletter; Adrian Măntoiu, director general Wolters Kluwer România – au propus invitaților teme provocatoare de discuție, iar opiniile exprimate au fost notabile, după cum urmează:
– jud. Luminița Criștiu-Ninu, Președinte, Curtea de Apel București
„Dosarul electronic este un adevărat miracol al justiției contemporane, reprezentând un instrument creat exclusiv pentru a veni în sprijinul actului de justiție și al justițiabililor. În general, arhivele clasice ale instanțelor nu sunt prietenoase, sunt supraaglomerate, improprii și uneori chiar insalubre, iar dosarele electronice vor rezolva, pe lângă problema spațiului, alte neajunsuri majore. Vorbim despre economii substanțiale de timp pentru cei care consultă dosarele la distanță, de costuri mari de corespondență și de deplasare la zeci sau sute de kilometri, de rigoare și ordine în arhive.
Chiar dacă acest dosar electronic nu va înlocui dosarul fizic, el înseamnă deja un mijloc complementar de optimizare a fluxului procedural din instanțe. De la procesul de scanare empirică a documentelor, început în anii 2007-2009, am trecut la întocmirea unor copii electronice cât mai cuprinzătoare ale dosarelor fizice. La Curtea de Apel București avem deja șase luni de exercițiu în această direcție, după implementarea soluției funcționale dezvoltate de colegii de la Tribunalul Arad. Constituim toate dosarele în format electronic, mai puțin cele ale spețelor senzitive, cele care țin de confidențialitate – dosarele cu referiri la situațiile medicale, la adopții sau cele care au avut la bază urmăriri informative. În ultimele șase luni am avut 7.500 de solicitări de consultare a dosarelor electronice, care au ajutat foarte mult în perioada când personalul a fost nevoit să lucreze de acasă.”
– jud. Denisa Băldean, Președinte, Curtea de Apel Cluj
„La nivelul Curții de Apel Cluj, în ultimii șapte ani am avut ca obiectiv crearea și implementarea unei aplicații electronice care să permită accesul facil la documente și informații. Ne-am dorit foarte mult să trecem de la stadiul tradițional, la cel digital. (…) Dosarul electronic nu este o carte electronică propriu-zisă, ci reprezintă la această oră doar filele unui dosar care nu au fost încă legate în respectiva carte! El reprezintă, practic, o alternativă extrem de utilă pentru consultarea la distanță. La Cluj, noi folosim o soluție in-house bazată pe sistemul ECRIS. Prin interfața creată, permitem părților să aibă acces la informațiile din ECRIS utilizând o parolă pe care o comunicăm odată cu citația sau notificarea transmisă. Pentru bune rezultate ale acestui proces trebuie îndeplinite două condiții esențiale: să fie scanate toate documentele din dosar și toate documentele emise de instanță să fie închise, pentru ca acestea să poată fi vizualizate ulterior.
Interesul pentru consultarea dosarelor electronice este pe deplin confirmat de cifre: dacă în 2014, la începuturi, am avut două milioane de accesări și s-au descărcat 600.000 de documente, în 2019, numărul de accesări a fost de 22 milioane, iar cel de documente descărcate, de 2.700.000!”
– jud. Laura Radu, Președinte, Tribunalul București
„Din punctul de vedere al exercitării justiției ca serviciu public, perioada de două luni a stării de urgență pe care am traversat-o a demonstrat, dacă mai era nevoie, faptul că dosarul electronic este un instrument extrem de util pentru părțile implicate în procese și pentru personalul instanțelor. El contribuie foarte mult la reducerea prezenței fizice în registraturi și arhive. Sperăm să avansăm în timp și să avem, la un moment dat, dosare electronice autentice, chiar dacă dosarele în format fizic vor fi necesare încă o perioadă mare de timp de aici încolo.
Tribunalul București a pornit la drum, în anii 2013-2014, cu dosarele de contencios administrativ, iar, în 2018, eforturile de digitalizare s-au intensificat. Chiar dacă nu este o obligație legiferată, am constatat că folosirea acestor proceduri răspunde unor nevoi sociale evidente. Tribunalul București, cu 100.000 de cauze pe rol în 2019, are mare nevoie de acest instrument. Începând cu 1 septembrie 2019 am decis ca toate instanțele, inclusiv judecătoriile de pe raza tribunalului nostru, să constituie dosarele în format electronic. La mijlocul anului trecut aveam deja peste 50.000 de dosare arhivate electronic. Nu am putut scana toate documentele (cele agabaritice, planșele topografice foarte mari, schițele protejate intelectual etc.), dar, în general, există în format digital tot ceea ce contează. Cred că suntem pe drumul cel bun!”
– jud. Mihai Bălan, Membru CSM
„Sunt cu totul de acord că dosarul electronic este un miracol. Dacă ne uităm la cadrul legislativ, observăm că nu găsim un instrument care să se refere explicit la acest dosar electronic, nu există dispoziții și obligativități legale care să-l configureze de la un cap la altul. Existența dosarului electronic se datorează entuziasmului și pasiunii specialiștilor IT și magistraților din instanțe, care au înțeles că pot găsi singuri soluții pentru optimizarea activității lor. Nu putem vorbi despre instanțe-pilot, fiindcă ele nu au fost parte a unui program prestabilit, a unor strategii la nivel național. Instanțele care au dezvoltat și implementat deja dosarele electronice sunt, pur și simplu, instanțe-pionier! Nu trebuie să ne limităm la scanarea documentelor, nu acesta este viitorul. Trebuie să ne uităm la statele care au reușit să implementeze soluții digitale complete pentru dosare electronice, care combină arhivarea electronică cu semnături electronice, mărci temporale, sortare și clasare avansată etc. Pare o utopie acum, dar, după crearea unui cadru legislative solid, se poate ajunge până acolo!”
– jud. Cosmin-Răzvan Mihăilă, Președinte, Curtea de Apel Galați
„Din toamna anului 2017, toate cele 14 instanțe de pe raza noastră au trecut la constituirea de dosare electronice pentru eficientizarea activității magistraților, personalului aferent, a avocaților, experților, evaluatorilor, practicienilor în insolvență etc. Este o datorie a noastră față de justițiabili! După un upgrade tehnologic serios, am trecut susținut la eliminarea dosarului în format fizic, pe suport de hârtie, folosind în bună măsură dosarul electronic ca soluție de back-up. Din 2019, 18-20% din totalul comunicărilor noastre au fost în format electronic, inclusiv la judecătoriile din mediul rural.
Ne dorim dosare electronice complete, care conțin inclusiv citațiile și dovezile de comunicare, documentele depuse în timpul ședințelor, declarațiile martorilor din instanță, minutele completurilor etc. Tipărim și arhivăm la dosare și mesajele de poștă electronică, cu dată și oră. Am pus la punct doi roboți software extrem de eficienți: unul care urcă în sistemul ECRIS documentele depuse de părți în proces, și altul care prelucrează, sortează și urcă în sistem dovezile de citare și comunicare sosite în teancuri de la Poștă. (…) Mai mult, colaborăm îndeaproape cu Facultatea de Calculatoare a Universității «Dunărea de Jos» din Galați pentru introducerea inteligenței artificiale într-un soft de transcriere a ședințelor de judecată din format audio în format text.”
– senator Robert-Marius Cazanciuc, Președinte, Senatul României, și fost Ministru al Justiției:
„Dosarul electronic din sistemul de justiție este un proiect transpartinic, foarte ambițios și necesar, agreat de toate părțile. Deși s-a discutat la nivel ministerial și parlamentar despre acest lucru, nu s-au găsit încă energiile și resursele necesare pentru a-l duce la bun sfârșit. Sunt multe aspect de ordin tehnic, de securitate informatică, interoperabilitate și compatibilitate etc. Dar cel mai mult lipsește baza legală, de pornire. Aștept pași mai îndrăzneți, materializați într-o inițiativă legislativă cu sorți de izbândă!”
– jud. Otto Șandor Szep, Președinte, Tribunalul Arad
„Am fost unul dintre deschizătorii de drum din țară, depunând un efort considerabil pentru eficientizarea și transparentizarea actului de justiție, dar și pentru soluționarea cu celeritate a cauzelor, implementând dosarul electronic (info Dosar), respectiv TDS (Transmiterea Documentelor Securizate). Am pornit de la experiența colegilor de la Curtea de Apel Cluj, care scanau documentele și apoi ofereau acces la dosar pe bază de parole. Dar am făcut niște pași în plus: am considerat că transmiterea parolelor este nesigură. În cazul soluției noastre, utilizatorul are aceeași adresă de e-mail de intrare, astfel încât, pentru mai multe dosare, este nevoie de o singură parolă. Dosarele sunt complete, se scanează totul, iar utilizatorii și personalul nostru pot lucra indiferent unde se află.(…) Pot să vă spun că 25% din comunicarea și corespondența noastră se face deja doar pe cale electronică. Am făcut calcule și am ajuns la concluzia că soluțiile noastre au adus pe plan local economii importante: 116.000 lei în 2018 și 176.000 lei în 2019. Putem avea pretenția de la societatea civilă să ne recunoască meritele!”
– av. Stan Tîrnoveanu, prim-vicepreședinte al UNPIR
„Dosarul electronic poate fi privit, într-adevăr, ca un miracol sau ca o datorie față de sistem și justițiabili, dar consider că trebuie abordat în primul rând ca o necesitate. UNPIR și-a adus un aport direct la pașii făcuți în această direcție de Secția a VII-a Insolvență a Tribunalului București, sprijinind și încurajând constituirea și consultarea de la distanță a dosarelor electronice de către practicienii în insolvență, care pot face contestații întemeiate în condiții mult mai simple. Există încă multe constrângeri și imperfecțiuni, este nevoie de mari eforturi de reglementare, dar, indubitabil, acesta este drumul către înainte!”
– jud. Virgiliu Flavius Bradin, Vicepreședinte, Tribunalul Arad
„Experiențele pozitive de la Cluj și Arad ar trebui să demonstreze că sistemul judiciar din România este receptiv și pregătit să adopte soluții IT extrem de benefice. Dar trebuie să fim realiști: dacă mi-e permisă o comparație din perspectivă istorică, aș zice că ne aflăm în perioada cnezatelor și voievodatelor; mai avem cale lungă până la statul modern! (…) Trebuie să remarc, nu fără mândrie, că la Arad lucrurile evoluează spectaculos. Am lansat de curând o aplicație care permite justițiabililor să obțină hotărârile și sentințele legale semnate digital, în format electronic. Este o premieră absolută în sistemul judiciar din România!”
– Raul Balta, Specialist IT, Tribunalul Arad
„Succesul de care s-a bucurat soluția noastră IT în cele 11 instanțe din țară care au implementat-o ne-a bucurat și ne-a însuflețit, ne-a încărcat bateriile. Suntem dedicați și motivați să mergem mai departe, să ajungem la o soluție completă și complexă de dosar electronic, capabilă să sprijine la cote superioare derularea actului de justiție.”
– General de brigadă ing. Mădălin Mihai, Adjunct tehnic al Directorului STS
„Referitor la gestionarea și accesare dosarelor electronice, s-a vorbit mult despre nevoia de a integra sistemele informatice ale părților, despre compatibilitate și securitate IT. Cred că ar fi bine-venite ofertele private de aplicații API dezvoltate pentru sistemele cu care operează autoritățile publice, cu condiția ca acestea să fie auditate din punctul de vedere al securității cibernetice și în condițiile în care acestea sunt deschise și bine documentate, astfel încât instituțiile să nu devină captive și să se poată interconecta cu alte sisteme. (…) Încă din 2006, STS este abilitat să securizeze sistemele de comunicații ale sistemului judiciar, acordând suport tehnic, pentru analize de business, securitate cibernetică, activități de prevenire a incidentelor de securitate.
Vom mări capacitatea noastră de interconectare și nu vom prelucra niciodată datele utilizatorilor. Mai mult, suntem pregătiți să ne folosim de Inteligența Artificială (Machine Learning și Deep Learning) pentru a spori substanțial capabilitățile serviciilor noastre.”
Concluziile? În rezumat, pe tema dosarului electronic din justiție s-au făcut pași semnificativi pentru dezvoltarea, implementarea și utilizarea unor soluții in-house fezabile, dar este absolută nevoie de o bază legislativă solidă, de o abordare coordonată și unitară, sub tutela Ministerului Justiției și Consiliului Superior al Magistraturii, de analizarea experiențelor de succes consemnate la nivel internațional, de fonduri și resurse umane, care nu pot suplini, cu entuziasmul și profesionalismul lor, toate cerințele care garantează finalizarea acestui proiect. Mai mult, este evident cu nu ideile lipsesc, ci oamenii capabili să le pună în aplicare la nivel central, într-un orizont de timp rezonabil.
Ultimul eveniment din seria Dezbaterile Universul Juridic: Digitalizarea Sistemului Judiciar se va derula pe 22 mai 2020, începând cu ora 15.00, cu tema „Utilizarea semnăturii electronice în sistemul judiciar” (https://www.
Contact presă:
Cristian Pavel, director dezvoltare Universul Juridic,